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都成医学院教学档案管理办法
第一章 总则
第一条 教学档案是反映学校教学水平和教学质量的重要依据，也是学校档案管理工作中的重要组成部分。为进一步规范本专科教学档案管理工作，根据《都成医学院档案管理办法》和学校实际情况，特制定本办法。
第二条 教学档案管理应作为教学管理制度纳入部门工作责任，作为考核教学管理水平的依据之一。各级部门应确定一名管理干部或教师管理本单位的教学文件材料，并定期按要求移交指定的档案材料。
第三条 教学档案管理要做到“四同步”，即：下达教学任务与提出归档要求同步，检查教学工作与材料的形成积累情况同步;评审、鉴定教学质量、教材、毕业论文、优秀教学成果与审查、验收档案材料同步;考评教学管理与考评教学档案管理工作同步。
第四条 教学档案实行分工负责制。在本专科教育教学工作中形成的对学校工作有永久或长期保存价值的档案由学校档案馆保存;在较短时间内对教学具有参考利用价值的短期保存档案由教学管理部门保存;各学院在教学活动中形成的有一定保存价值的材料由学院或教研室保存。
第二章 归档期限和范围
第五条 凡是在本、专科教学过程中直接形成的，以文字材料、图表、录音、影像等形式存在，具有保存价值的教学材料均属于教学档案。
第六条 教学档案保管期限划分为永久、长期和短期三种：
1.凡是反映学校主要职能活动和基本历史面貌，对本校、国家建设和历史研究有长远利用价值的教学档案，列为永久保管。
2.凡是反映学校一般活动，对学校和社会有长期查考利用价值的教学档案，列为长期保管，保管期限为十六至五十年(具有长期保存价值的文书档案定为三十年)。
3.凡是短期内对学校工作有查考价值的教学档案，列为短期保管，保管期限为十五年以下(具有短期保存价值的文书档案定为十年)。
第七条 教学档案归档范围：
1.上级主管理部门及学校制定的有关教学建设和改革的重大决策、决议、规章制度等。
2.体现学校社会地位、声誉的有关教学活动成果的文件或实物(如个人、集体奖状等)。
3.学校向上级主管部门递交的有关本科教学的重要请示、申报材料和工作报告等相关材料。
4.用于认定学生学籍、学业情况的重要文档，如学籍异动文件、试卷、毕业(设计)论文等。
5.反映教师从事教学工作经历、业绩水平的重要文档，如课表、获奖文件等。
6.按照学校档案管理必须留存的其他教学工作文档。
第八条 各类文件材料的具体归档范围见《都成医学院教学档案归档范围和保管期限表》。除本办法规定的存档内容外，各部门、学院可根据实际情况具体增加存档内容。
第三章 归档要求
第九条 凡需归档的教学文件材料，必须遵循材料的自然形成规律，保持归档材料之间的联系，根据便于保管和利用的原则进行系统整理。
第十条 凡需归档的教学文件材料，采用原件(纸质档、电子档同步)归档，规格相对统一。
第十一条 教学档案材料一般要求长期保存。
第四章 收集、鉴定与管理
第十二条 教学档案的收集。
(一)收集工作必须贯彻集中统一管理的原则，遵循教学档案的自然形成规律，按归档范围分类收集。
(二)必须保证归档教学文件材料收集的完整性和准确性。
(三)所收集的教学文件材料按各大类分别积累，进行预立卷，并按时间先后顺序排列。
第十三条 教学档案归档前的鉴定。
(一)鉴定所收集的档案是否具有价值和具有怎样的保存价值。
(二)决定保存价值有两个因素。一是档案自身的特点和状况，例如档案的内容、来源、形成等是决定保存价值的基础;二是档案向社会提供利用的效果。
第十四条 教学档案的保管和利用。
(一)教学档案必须由专人负责管理，不得丢失。
(二)教学档案必须存放在安全可靠、防火、防盗、防潮的地点，并有专门的资料柜。
(三)学校档案馆及教学管理部门向本单位教职工提供查询、借阅服务。
第十五条 教学档案移交。
教学管理部门和各学院要归档的教学档案由各单位档案员负责收集、整理，需要移交的材料于每年5月前完成，不需要移交的教学档案由各单位妥善保管。
第五章 附 则
第十六条 本细则自发布之日起施行，由教务处负责解释，原《都成医学院教学档案管理办法》(院教务〔2013〕131号)同时废止。
都成医学院教学档案归档范围和保管期限表
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分类号 |
类目名称 |
保管期限 |
保存部门 |
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1.综合类 |
上级下达的有关教学工作的文件材料 |
长期 |
档案馆、教务处 |
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教学改革、培养目标、培养规格、学制等方面的指示、规定、办法 |
永久 |
档案馆、教务处、学院 |
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永久 |
档案馆、教务处、学院、教研室 |
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教学检查、评估和各级优秀教学质量评奖材料 |
长期 |
档案馆、教务处、学院、教研室 |
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教育教学研究及教学成果奖等高等教育研究方面的材料。 |
长期 |
档案馆、教务处、学院、教研室 |
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统计报表 |
永久 |
档案馆、教务处、学院 |
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2.学科与实验、实践教学基地建设
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上级有关学科、专业设置及实验室、实践教学基地建设的批复及文件材料 |
永久 |
档案馆、教务处、实验与设备管理处、学院 |
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学科、专业、实验室、实践教学基地论证、申报、审批材料 |
永久 |
档案馆、教务处、实验与设备管理处、学院 |
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重点学科、专业、实验室、实践教学基地建设 |
永久 |
档案馆、教务处、实验与设备管理处、学院 |
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学科、专业、实验室、实践教学基地的建设计划、简报、总结材料 |
长期 |
档案馆、教务处、实验与设备管理处、学院 |
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学科、专业、实验室、实践教学基地统计报表 |
永久 |
档案馆、教务处、实验与设备管理处、学院 |
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3.学籍管理 |
新生入学登记表 |
永久 |
档案馆、教务处 |
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学生学籍薄 |
永久 |
档案馆、教务处 |
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学生成绩总表 |
永久 |
档案馆、教务处、教研室 |
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在校学生名册 |
永久 |
档案馆、教务处、学院 |
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学生学籍变更材料（升学、留级、休学、复学、借读、转学、出国、退学） |
长期 |
档案馆、教务处、学院 |
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学生奖惩材料 |
长期 |
档案馆、学生工作部（处）、学院 |
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学生补（缓）考、重修等材料 |
短期 |
教务处、学院、教研室 |
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4.课堂教学与教学实践 |
各专业教学计划、教学大纲、考试大纲、教学工作总结 |
永久 |
档案馆、教务处、学院、教研室 |
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课程建设要求及安排、校历表、课表 |
长期 |
档案馆、教务处、学院、教研室 |
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集体备课、教学工作会议等活动的记录；典型教案、重要备课记录 |
长期 |
档案馆、教务处、学院、教研室 |
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课堂教学、教学进度表等材料 |
长期 |
学院、教研室 |
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各系、科、专业课程的试题库 |
长期 |
教务处、学院、教研室 |
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教师调（停）、补课及落实情况材料 |
短期 |
教务处、学院、教研室 |
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教学事故情况及处理结果 |
短期 |
教务处、学院、教研室 |
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课程考试安排、考场记录；各专业课程空白试卷、审批表、评分细则、试卷分析等课程考核材料 |
短期 |
教务处、学院、教研室 |
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教学实习（见习）教学大纲、安排、计划、总结及有关材料 |
短期 |
教务处、学院、教研室 |
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实验报告、实习鉴定，有代表性的实习、实验材料等 |
短期 |
教务处、学院、教研室 |
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短期 |
学院、教研室 |
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毕业（设计）论文工作计划、检查、评审、评优等材料 |
长期 |
教务处、学院、教研室 |
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学科竞赛立项申报、实施、获奖等材料 |
长期 |
档案馆、教务处、学院 |
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5.学位 |
上级有关学位工作文件材料 |
长期 |
档案馆、教务处、学院 |
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本校学位评定条例、办法及计划、总结 |
长期 |
档案馆、教务处、学院 |
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学位委员会会议记录、决定 |
长期 |
档案馆、教务处、学院 |
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学位委员会授予各层次学位清册 |
永久 |
档案馆、教务处、学院 |
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本科生学位论文材料 |
长期 |
档案馆、教务处、学院 |
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6.毕业生 |
上级有关毕业就业的文件材料 |
长期 |
档案馆、教务处、学生工作部（处）、学院 |
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毕业就业工作计划、简报、总结 |
长期 |
学生工作部（处）、学院 |
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毕业生供需统计、计划、合同 |
长期 |
学生工作部（处）、学院 |
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毕业生正式分配方案及调配派遣手册 |
永久 |
档案馆、学生工作部（处）、学院 |
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毕业证、学位证存根领取签收册 |
长期 |
教务处、学院 |
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毕业生质量跟踪调查和就业后的信息反馈 |
长期 |
学生工作部（处）、学院 |
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毕业生名册（应记载学生基本情况、毕业证编号、学生证编号） |
永久 |
档案馆、教务处 |
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7.教材 |
专业课程教材建设规划、总结；校级及以上立项资助、实施、总结等材料 |
长期 |
教务处、学院、教研室 |
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自编、主编教材；教学指导书、实习指导书和习题集等 |
长期 |
教务处、学院、教研室 |
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教材选用、评估；使用教材目录等材料 |
长期 |
教务处、学院、教研室 |
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其他有保存价值的自编参考资料 |
短期 |
教务处、学院、教研室 |
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8.教师类 |
教师工作量的规定及执行情况 |
短期 |
教务处、学院、教研室 |
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教师教学质量评估及其他教学情况调查材料 |
短期 |
教务处、学院、教研室 |
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教师教学奖励材料 |
长期 |
教务处、学院、教研室 |
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教师教学经验总结 |
短期 |
学院、教研室 |
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师资培养工作、进修工作的计划、规定、考核、总结等材料 |
长期 |
人事处、教务处、学院、教研室 |
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